ちょっと長いので最初に箇条書きでまとめを書きます。
まとめ
- 60人程度の参加者がいる技術コミュニティのイベントの運営お手伝いをしている。開催中止を提案し実行した。
- 草の根活動でお金がかかっていないイベントでも中止については苦慮した。
- コミュニティの誰が中止を提案してもよいが、一定の役割を担っている人が率先して動くことには意義があると考える。
- もっと早く中止の可能性を考慮し相談できたタイミングがあるが、残念ながらそこまでの配慮に至らなかった。
イベントの概要と私の関りについて
私はRISC-V勉強会のイベント開催告知などをお手伝いしています。
主催者は別の方ですが、勉強会のアナウンスなどをしていることから運営側ということができます。
RISC-Vミートアップ
https://risc-v.connpass.com
RISC-Vミートアップという名前でconpassにページを立てており、2019年12月に発足したまだ若いコミュニティです。
できるだけ毎月やっていこうということで2月も開催する予定で話を進めており、2/7(金)にイベントページを公開しました。
この段階で関与しているキーメンバーは以下になります。
- 発表者さん
- セミナー形式で前で話してくださる方。今回は2名。
- 会場提供者さん
- ご好意で会場を提供してくださる法人。
- 主催者さん
- もう一人の方ですね。
- 私(運営サポート係
- 上に書いた通りです。
ここにイベントページで参加登録してくださる一般参加の方が追加されるという形です。
キャンセルを発行した2月15日(土)の段階で56人の方が登録されていました。
よって、影響は60人近くに及んだものです。
影響の見守りと中止判断
新型ウイルスの影響については、隣国である中国で発生し感染拡大が続いていることから当初より個人的には注目していました。
しかしながら、開催告知の2/7段階では国内において行動制限すべき理由は特に見当たりませんでした。よって、イベント開催告知を行いました。
その後、日に日にニュースで伝えられる情報が変化し怪しくなっていきました。
例えば、春節が感染拡大防止のために延長される，大型の国際イベントは次々に開催休止を決定する，中国渡航者については14日の入館制限を設ける会社が増える などです。
運営の立場としては、自主的に大きな経済的損害を得る行動制限をBCPの観点から選択する法人が急激に増えていることについて憂慮していました。
ただ、この時点でも国内においては感染者が発見されてもその経路が明らかでありこの状況においては安心といえるものだと認識していました。
一方で、経路がすぐに判別できない感染者が発見された場合はいよいよと考えており、このターニングポイントが2月14日(金)の各種ニュースです。
ニュースを踏まえ、キーメンバーの皆様に以下のようなメールを送信させていただきました。
土曜日にもかかわらず、午前中には全員から合意を頂きまして、イベント中止のアナウンスをさせていただきました。
中止に際してのキーメンバーとのやり取り
次のようなメールを送信しました。読み返すと、機敏って使い方間違ってるだろ とかツッコミどころがありますが…。
ポイントとしては、比較的強い言葉を意図的に用いて決意を表明する形としました。
送信先のキーメンバーは顔見知りであるため、期日設定するほどではないと理解するものの、万が一不達の場合に備え、一人の責任をもって対応できるように名言しました。
================================ メール本文 ================================
To:主催 xxxxさん。会場提供いただけるxxxxさん 及び発表者の方
お世話になっております、雑務させていただいています nekomatu こと xxxxです。
こちらですが、勝手ながら相談と言いつつほぼ余儀なく "中止" させていただければと存じますがいかがでしょうか。
皆様にはお忙しいところ多大な協力と調整を頂いている中、このようなメールを出すのは恐縮ですが、新型ウイルスによる影響は既に広く知られているところでありご理解いただけるものと考えております。
雑用係とはいえ、皆様の安心安全の確保が十分に難しいと判断される場合には一定の覚悟を持ち相応の行動をとることが一社会人としての責務と考えております。
事態は機敏に変化していると言わざるを得ないため、今回に限り期限を区切って中止の相談をさせていただきます。18日(火)午前10時までにお返事いただけない場合は私個人の責任において開催を中止させていただきます。
以上、何卒ご理解いただければ嬉しく存じます。
以下は本メールを出す根拠としたものです。
*中止を判断すべきと考える状況
新型ウイルス 国内で新たに日本人８人感染確認（2月14日）
https://www3.nhk.or.jp/news/html/20200214/k10012286501000.html
北から南まで幅広く感染が確認されました。
新型肺炎、水面下で拡大の恐れ 見えない感染ルート
https://www.nikkei.com/article/DGXMZO55610720T10C20A2EA2000/
既に感染ルートをトラックできない発症が観測されています
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx(とある企業さんの従業員感染のプレスリリース）
https://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
拠点について明記されていませんが他のニュース報道と合わせるとxxxxx(山手線沿線）のようです。
その他各種イベントの中止決定が観測されています。
https://xxxxxxxxxxxx
https://xxxxxxxxxxx
状況としてこの向こう2週間で状況が好転する見込みを見出すことはできません。
よって、私は速やかに中止の判断を実施し、皆様にお伝えすることが最大の損失低減であると確信しています。
================================ メールここまで ================================
中止判断のトリガーになった主なニュース
新型コロナ 無症状感染者も強制入院などの対象へ https://t.co/IUS8UiYPbn— nekomatu (@nekomatu) February 13, 2020
かなり瀬戸際ってことなのかな？ 閣議決定の中でその根拠とか示されるものなのかしら。
新型ウイルス 国内で新たに日本人８人感染確認（14日） | NHKニュース https://t.co/40uCDZKDAa— nekomatu (@nekomatu) February 14, 2020
感染ルートが類推できず、ウイルス検査の網からも漏れた感染者や死者が日本国内でも出てきました。専門家は「水面下で感染が広がっていても不思議ではない」と指摘。新たな段階に対応した検査や医療が課題です。https://t.co/hm00eMW4tI— 日本経済新聞 電子版 (@nikkei) February 14, 2020
