歓迎会幹事業

歓迎会幹事業

準備

[] 予算を決めましょう。
招待者の費用は原則徴収しません。なので、招待者の人数が多い場合はリーズナブルであることは重要です。
3時間3000円飲み放題のお店が良いでしょう。招待者が少ない場合は満足度を上げるために少しリッチに傾けても良いかもしれません。
* 一般参加者 上限5000円
* 役職者は多めに出してくれることが多いようです。

[] 招待者リストを作成しましょう
絶対参加して頂きたい人をリストアップします。
人数が多くなると調整等が大変になるので、その時は相談して方針を決める必要があります。
* 入社の人
* 役職者

[] 日程を調整しましょう
* 招待者リストの方に可能日を聞き取る
招待者が全員参加できる日を確認します。日程と人数が決まらないとお店の予約ができません。
聞き取る日程は任意の一週間を選択します。この時、2週間以上先を選んでおくのがベターです。
なぜなら、調整後にお店を見つけてすぐに予約できるとは限らないからです。十分に先ならば、予約できる可能性は高くなるので安全です。

[] お店の下調べをしましょう
事前にグルメサイトなどで情報を仕入れておきます。他には、いつも使っているお店とか知っている人がいるかもしれません。
おおよその人数や日程が分かってきた段階で連絡するのも良い手です。確定してなくても仮押さえや聴き取りができているとドタバタしないですみます。
[] いつまで人数の変更が可能か確認します。キャパシティを確認します
人数が増えたり減ったりすることがあります。また、増える場合はどこまで増やせそうか聴き取りを行っておきましょう
* メニューはコース料理・飲み放題にします
コース料理については交渉できる場合もあるので、予算はいくらで、飲み放題で。料理で調整できないかなども聞いてみましょう。

[] 一般参加者を募りましょう
既に絶対参加してほしい人は調整が済んでいるので、期限は長く設定する必要はありません。パッと済ませて全体の人数を確定させましょう。
人数が多ければ、その分カンパになるので資金的には嬉しいです。

[] お店を決定し連絡しましょう
本予約をします。日付と時間が間違っていないか、きちんと聴き取りをしましょう。当日行ってみたら予約されてなかったなどということにならないようにします。

[] 開催前にお金を集めましょう
参加人数が確定しているはずなので、請求します。役職者への傾斜などは一般参加者などを見て確定します。もし、余剰金が発生したら次に備えてプールするのが良いでしょう。

当日

[] 会社を出る集合場所に集まります
招待者リストの方に声を掛けて出発する集合場所に集まります。すると、出発する雰囲気になるはずです。

[] お店の人に私が感じですと伝えましょう
お酒を入れる前にリレーションを構築します。まだ来ていない人数は何人ですなどというと喜ばれるようです。時間通り始めてよいなども伝えましょう。

[] 乾杯の挨拶をお願いしましょう
２番目に偉い方に開催の挨拶をして頂きます。
[] 締めの挨拶をお願いしましょう
１番偉い方にお願いしましょう

[] 二次会を計画するかは本人のやる気次第で良いと思います。